Com certeza já desejámos todas que o dia tivesse mais do que 24 horas, ou que o tempo parasse por alguns minutos; que houvesse uma borracha mágica que apagasse as tarefas infinitas que temos na agenda, ou que alguém as concluísse por nós. Qualquer coisa que nos ajudasse a aumentar a produtividade e a ter mais tempo para o que realmente importa.
Mas, e se lhe disséssemos que o problema não está nos ponteiros do relógios mas na forma como gerimos o nosso tempo? Segundo Cláudia Ganhão, coach e mentora em minimalismo no feminino, é possível organizarmos o dia com mais eficiência, sem sistemas extra complicados, e de forma a reduzir o cansaço mental. Ora veja.
Ferramentas para aumentar a produtividade no dia a dia
Técnica Pomodoro: foco com pausas reais
Criada por Francesco Cirillo, esta técnica propõe que trabalhemos em blocos de 25 minutos focados, seguidos de 5 minutos de pausa. Ao fim de 4 ciclos, faz-se uma pausa mais longa. É ideal para quem se distrai facilmente, pois permite manter o foco e evitar o esgotamento.
Matriz de Eisenhower: distinguir o importante do urgente
Nem tudo o que parece urgente é importante — e é aqui que muitas pessoas se perdem. Esta matriz, inspirada no ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower, ajuda-nos a classificar as tarefas em quatro quadrantes:
- Urgente e importante
- Importante, mas não urgente
- Urgente, mas não importante
- Nem urgente, nem importante
Uma ferramenta simples que pode transformar a forma como gerimos o tempo.
Princípio de Pareto: 80% dos resultados vêm de 20% das ações
Também conhecida como a “Regra dos 80/20”, esta ferramenta convida-nos a identificar quais são as ações mais eficazes e a focarmo-nos nelas. Em vez de fazermos tudo, o segredo está em fazer o que realmente importa.
Single Tasking: fazer uma coisa de cada vez
Multitasking (fazer várias coisas ao mesmo tempo) não é sinal de eficiência, mas sim uma fonte de distração e cansaço. O single tasking valoriza a presença total numa tarefa de cada vez, permitindo-nos concluir com mais qualidade e em menos tempo.
Objetivos SMART: clareza no que pretende alcançar
SMART é o acrónimo de: Specific (específico), Measurable (mensurável), Achievable (atingível), Realistic (realista) e Time-based (com prazo definido). Quando temos objetivos definidos de forma clara, concreta e realista, é mais fácil manter o foco e medir os seus progressos.
Brain Dump: esvaziar a mente no papel
A nossa cabeça foi feita para ter ideias, não para armazenar tudo. O brain dump consiste em escrever tudo o que está a ocupar espaço mental — ideias, tarefas, dúvidas — sem filtro. Este simples ato alivia a mente e permite-nos voltar ao essencial com mais serenidade.
Planeamento semanal: ver a floresta, não só a árvore
Dedicar alguns minutos no início da semana para organizar compromissos, prioridades e tarefas, dá-nos uma visão mais clara dos dias. Dica prática: planear apenas 70% do tempo, deixando espaço para imprevistos.
Descanso intencional: produtividade também se constrói a parar
Nem sempre é valorizado, mas descansar é essencial. O descanso é tão importante como a ação. Por isso é aconselhável marcar pausas ao longo do dia e respeitar momentos de silêncio e pausa real. Só assim poderemos manter a produtividade sem sacrificar a saúde.
“Estas ferramentas não servem para lhe encher os dias com mais coisas para fazer, mas sim para a ajudar a recuperar o controlo do seu tempo e da sua energia”, conclui Cláudia Ganhão. “Ao aplicar estas estratégias com consistência — e adaptando-as à sua realidade — pode reduzir a sobrecarga mental, aumentar o foco e encontrar uma nova leveza no seu dia-a-dia. Porque, no fim, produtividade não é fazer tudo. É fazer o que importa, com mais intenção e menos peso”.
